会議でチームの力を最大限に引き出す方法
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ついつい、会議って長くなりがちだし、議論が発散していくことってあります。
そして、ほとんどの会議参加者を置いてけぼりな議論が始まることも。。
前回、こんな記事を書きました。
会議や打ち合わせをよりよくする3つのコツとは？ - すまてくブログ
そんな『ムダな会議』では会議参加者の目的意識がバラバラな場合があるんです。
ある人にとっては大切なことでも、他の人にとっては大切ではない。
それぞれの価値観や役割があって。
大切なところや気づくところが違う。
目的意識や価値観はひとそれぞれで。
会議によって最大の効果を上げるためには、
どうありたいか。
どういう状態でありたいかを参加者とまず共有することが大事。
今回は会議でチーム力を最大限に引き出す方法についてご紹介します。
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最大限にチームの力を引き出す会議とは？
そもそも会議ってなんでやるんでしょうか？
理想的な会議って、、、
『ゴール』を達成するために、『チーム』のちからを最大限に『引き出す』、一連の方法
・必ず『ゴール』に向かう
・『チーム』を対象にする
人は放っておいても協調出来ない
組織力をUPさせるための方法
・解決策そのものを提示するのではなく、解決する『力を引き出す』
あくまでサポート機能、解決策を見出すのはチーム力
４つの基本動作とは？
まずは会議の基本動作をおさえましょう。
会議の準備はどうするの？
「会議の準備」と言うと・・・
会議室をおさえる
資料を作る
資料を印刷する
テレビ会議システムを用意する
参加者に声をかける・・・？？？
いえいえ、もっと大切なことがあるんです。
それが、
４つのPを押さえて会議の準備をする
参加者が抱く素朴な疑問・不満はなにか？
Purpose（目的・ゴール）
会議の目的を設定せよ、とは？
会議の目的・・・？？？
「議論する」こと、「情報を共有する」こと、「しっかり報告する」こと・・・ではなく。
「参加者を迷わせない」のが目的・ゴールの価値
ポイント：目的は「すること」ではなく「状態」で考える
NG：「すること」・・・課題を議論する、課題を共有する、新商品を説明する
OK：「状態」・・・解決すべき課題が明らかになった状態、対応方針が明確になった状態
何らかの変化があることを期待します。
会議をすることで何らかの状態へ遷移することになる。
Process（アジェンダ・シナリオ）
ポイントは2つ。
アジェンダとシナリオの２段で考える
素朴な疑問に応える流れで。
たとえば、
終了条件：「つまらない研修を見直すアイディアが集まった状態」
ポイント1：アジェンダとシナリオの２段で考える
◆アジェンダ
背景の共有：何をどこまで？どうやって？（口頭？資料？話す？）
施策の洗い出し：どうやって？（思いついたら発表？漏れのなさをどう担保する？）
必ず絞り込みをすること。
◆シナリオ
資料を用意して読んでもらう
重要なポイントだけ口頭で補足し、不明点を質問してもらう
各自が想像する施策を付箋に書き出す（個人作業）
一人ずつ発表して共有、同時にカテゴライズ 挙がったものをみて、他に考えられないか議論する
重要度の基準を設定。
ポイント２：素朴な疑問に応える流れで。
素朴な疑問が解消されないと迷子になる
参加者が感じそうなことを書き出してみる
研修って誰が受けているの？
どんな研修があるの？
なんでつまらないの？
研修の頻度は？講師は？
なぜ楽しい必要があるの？
さあ会議を始めよう
会議といっても、つい人を集めて、論点が散らかり、長くなりがちですが、どういった状態になりたいかを意識するのが大切です。
ときに議題を絞り、参加する人も絞るのも効果的。
さあムダな会議をなくし、時間を有効に使いましょう！
今日も今日とて打ち合わせだらけ＼(^o^)／
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