会議や打ち合わせをよりよくする3つのコツとは？
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で、結局この会議で何が決まったんだっけ？
この会議に自分が参加して意味あった？
また打ち合わせかぁ(っA`)ﾈﾑｰ
グダグダでムダな会議ってほんと多いんです。
いつの間にかスケジューラーに打ち合わせの予定が入っていたり。
えっ、この打ち合わせって何なの？
みたいな。
日本のいわゆる典型的な組織では、業務の3分の1が打ち合わせなんだとか。
そして、約30,000時間、生涯の丸8年も『打ち合わせ』に費やしているそうな。
わたしもここ最近ほとんど打ち合わせばかりです。。
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では、この会議や打ち合わせをどう有効に過ごすのか？
今回は、会議や打ち合わせをより良くする3つのコツ、ご紹介します。
会議の最後に決まったことやることを確認する
会議の最後に決まったことや次やることを確認する。
これって当たり前のようで出来ていないことが良くあります。
で、結局誰がいつまでにやるんだっけ？
あれ？そう決まったんだっけ？
打ち合わせは1時間、下手したら2時間にわたることもあり、前半で議論したことは忘れがちです。
また聞いているようでちゃんと聴いていない人もいるため、認識があっていない場合もあります。
なので、会議打ち合わせの最後に『決まったこと、次やること』確認はとても大切です。
すみません！最後に確認なんですが、これって、こうするで良かったですよね？
この案件は誰々さんがいついつまでにやるでよかったでしたっけ？
などなど、聞き方は色々あります。
会議の終了条件を意識する
そもそもこの打ち合わせって何のためにするんだっけ？
どうなればこの会議は終わるの？？
少しでもムダな会議を減らすためには、終了条件を決めることが大切です。
情報をみんなに共有するため？
いえいえ、それはただの作業です。
共有してどうするの？
そもそも相手に何かアクションして欲しいから打ち合わせするんですよね？
どういう『状態』になって欲しいかをしっかりと意識するんです。
どういう状態になれば、この打ち合わせは終わるのかをみなに意識させます。
そうすることで、ムダな打ち合わせはグッと減ります。
新しい課題が打ち合わせ参加者にこれまでと何が違うか理解してもらって部下自身に課題解決策を考えて貰える状態にする！
とか。
なるべく具体的な状態を意識することで、その打ち合わせで用意する資料だったり情報は変わってきますよね。
発言の見える化をする
発言は曖昧です。
ふわふわしていて、受け取り方も人それぞれ。
なので、発言の見える化は大切です。
A3用紙でもいいし、ホワイトボードに書き出していきましょう。
これで議論は活発化します。
アイディア出しをするときブレストとかで付箋を使うこともあると思いますが、とにかく発言を会議参加者に見えるようにする。
これでだいぶ意識は変わってきます。
まとめ
会議の3つのコツをご紹介しました。
どうせやるなら、会議の時間を有意義に過ごしたいですよね。
いや、ほんと打ち合わせ多いんですよね。
わたしの準備不足だったり、定例会など形骸化されている打ち合わせもあります。
そもそもその打ち合わせをする目的って何だっけ？
その打ち合わせの終了条件は？
ちょっと意識するだけで変わります。
なるべくグダグダでムダな打ち合わせが減るよう日頃から心がけていきたいです。
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